9 самых грубых ошибок руководителей при планировании и назначении рабочих встреч

Рабочие совещания иногда называют бичом современного бизнеса, поскольку их бывает слишком много, и они затягиваются на неопределенное время. Не удивительно, что что многие сотрудники часто задаются закономерным вопросом: "А нужно ли мне вообще здесь находиться?".

"Впрочем, – пишет Huff Post – частота и продолжительность рабочих встреч – это далеко не все проблемы, связанные с этой частью организации рабочего процесса. Успех такого мероприятия, гарантирующий заинтересованность и максимальную концентрацию его участников, во многом зависит от его планирования. Именно здесь, утверждают эксперты, руководители допускаю грубые ошибки, влияющие на эффективность и атмосферу совещаний.

Вот где вы чаще всего ошибаетесь, чем разочаровываете и отталкиваете своих коллег.

Вы не проверяете количество приглашенных людей

Вы назначили встречу в календаре прямо поверх уже назначенной, в результате сотрудники оказались сразу в нескольких списках. Иногда такие накладки неизбежны, но если вы ожидаете, что кто-то из приглашенных будет играть активную роль на собрании, невежливо не планировать его график или не поинтересоваться, сможет ли он пропустить или перенести то, что уже назначено.

Видео дня

Вы назначаете встречу прямо перед запланированным отпуском или отъездом

Это невежливо, потому что вы невнимательны к чужому расписанию. Ваш собеседник будет занят подготовкой к отъезду на работе и дома, и у него будет много разных дел, о которых нужно подумать.

Если вы запланируете встречу на это время, может создаться впечатление, что вы хотите провести ее, не уделяя всего внимания текущему вопросу. Поэтому старайтесь делать это за несколько дней или недель до отъезда человека.

Вы назначаете встречу в нерабочее время

Иногда, пытаясь все успеть, мы назначаем совещания в нерабочее время. С одной стороны, такие накладки – это часть рабочего процесса и избежать их полностью невозможно. Однако, если вы работаете в одном часовом поясе и, не проверив, назначаете совещание поздним вечером, это может показаться очень самонадеянным.

У людей есть личная жизнь, и такие внеурочные "посиделки", безусловно, раздражают сотрудников, не говоря уже о том, что польза от них минимальная.

Эксперты по этому поводу говорят: "Неблагоразумно назначать что-то не срочное в нерабочее время, тем более если это пятница, а на часах 17.00".

Вы назначаете встречу, не указывая ее контекста

Если вы хотите, чтобы люди активно участвовали в совещании, не отправляйте приглашение без контекста. Возможно, им нужно подготовиться или скоординировать свои действия с другими сотрудниками. Поэтому обязательно уточняйте для чего нужна встреча и почему вы хотите, чтобы указанные в приглашении специалисты на ней присутствовали.

Вы назначаете встречу, которую не собираетесь вести

Это как минимум невежливо, потому что именно вы планируете мероприятие и приглашаете на него других людей. Если это так, то и ответственность за организацию необходимой информации, материалов и ресурсов, связанных с ним, лежит на вас.

Вы приглашаете людей на встречу, на которой им не нужно присутствовать

Продумайте повестку дня и убедитесь, что все приглашенные действительно должны быть там. Это работа, а не развлечение.

Определите желаемый результат и выясните, чем каждый участник собрания должен заниматься, пока он там находится. В противном случае, это выглядит, как неуважение к чужому времени.

Вы назначаете встречу для решения вопросов, которые можно обсудить более простым способом

Неправильная оценка необходимости встречи выглядит непрофессионально. Ведь если вам что-то нужно просто сказать, для этого достаточно электронного письма. Не стоит быть настолько самовлюбленным, чтобы считать, что все вопросы с вами можно обсуждать только на совещаниях.

Вы планируете встречи минимум на час

Не стоит автоматически планировать совещания на 60 минут, если этого не требует повестка дня. Кажется немного странным, что все решения требуют ровно столько времени, хотя это и принятая продолжительность рабочих встреч.

Будьте более практичным, если для решения текущих проблем требуется меньше времени, планируйте мероприятия на 30 или даже на 15 минут. Так будет удобнее для всех.

При планировании, вы не учитываете сколько времени требуется людям, чтобы добраться до места

Иногда рабочие встречи проходят в зданиях, находящихся за несколько километров друг от друга. Если вы не учитываете время на дорогу, то создаете тревожную срочность, из-за которой ключевые люди будут опаздывать, что причинит неудобства вам и остальным участникам.

Ранее OBOZ.UA рассказал, как правильно составить резюме в Linkedin.

Подписывайтесь на каналы OBOZ.UA в Telegram и Viber , чтобы быть в курсе последних событий.